Exchange 2013 共用信箱設定(Shared MailBox)

共用信箱是一個沒有使用者帳號密碼的用戶信箱，使用者無法登入來使用，如果要存取這個共用信箱，必須要賦予使用者相對應的權限才行存取。

相對應的權限可以參考下列說明(資料來源: TechNet)

• 完整存取權(Full Access)   「完整存取權」權限可讓使用者開啟共用信箱，做為該信箱的擁有者。在存取登入共用信箱後，使用者可以建立行事曆項目；讀取、檢視、刪除和變更電子郵件；建立工作和行事曆連絡人。不過，除非具有「完整存取權」權限的使用者也有「傳送為」或「代理傳送者」權限，否則無法從共用信箱傳送電子郵件。

• 傳送為  (Send as) 「傳送為」權限可讓使用者在傳送郵件時模擬共用信箱。例如，如果 Kweku 登入共用信箱 Marketing Department 並傳送一封電子郵件，看起來就像是 Marketing Department 傳送該電子郵件。

• 代理傳送者 (Send on Behalf)  「代理傳送者」權限可讓使用者代表共用信箱傳送電子郵件。例如，如果 John 登入共用信箱 Reception Building 32 並傳送一封電子郵件，看起來該電子郵件就像由「John 代表 Reception Building 32」傳送。您無法使用 EAC 授與「代理傳送者」權限，您必須使用 Set-Mailbox Cmdlet 搭配 GrantSendonBehalf 參數。

設定方式:

使用Exchange 2013 管理中心(EAC)來建立共用信箱

登入管理介面後 => 點選 => 收件者 => 共用 =>點選 + 號

輸入需要設定的顯示名稱別名等資訊，並設定這個帳號要放在哪個OU及信箱資料庫所在位置。

建立完畢

使用方式:

如果要讓用戶端使用這個共用信箱需要設定信箱委派權限

到exchange管理中心，點選前面步驟建立的共用信箱並編輯

接著點選 => 信箱委派

設定 [傳送為Send as] => 點選 + => 設定 Andy Lee

設定完畢後 andy lee 就有 [傳送為Send as] 權限 (傳送郵件權限)

outlook 使用共用信箱發送郵件，新增一封郵件

點選 => 檔案 => 點一下 [收件人]

此時收件人會多顯示一個[其他郵件選項]

輸入共用信箱名稱IT-Help

接著輸入收件者及郵件主旨內容後發送給David

David 確實有收到，且寄件人為 IT-Help

已經可以使用共用信箱發送郵件後要如何看在outlook中看到這個共用信箱的郵件

此時必須讓用戶擁有 完整存取權(Full Access) 權限

請在[信箱委派]將使用者加入(如下圖)

當設定權限後，用戶端outlook不用設定會自動出現共用信箱(如下圖)

PS:設定完畢當下用戶不會馬上出現，可能需要等各幾分鐘後重新開啟outlook才會出現

如果使用者只有 完整存取權(Full Access) 權限時只可以讀取、檢視、刪除和變更電子郵件，並無法使用該共用信箱傳送郵件，寄送郵件時會收到如下圖訊息。

設定代理傳送者 (Send on Behalf)權限，這在圖形介面無法設定必須使用powershell

設定 david 有it-help信箱代理傳送權限

Get-Mailbox IT | Set-Mailbox -GrantSendOnBehalfTo ‘david chen’

當設定完畢David 使用outlook 且使用it-help 信箱發送郵件給andy

adny 收到郵件會看到寄件人顯示是David 代表IT-Help 而不是IT-Help

這就是代理傳送者 and  傳送為權限  差異

 

若要移除可以參考下列指令

Set-Mailbox “it-help” -GrantSendOnBehalfTo @{remove=”david chen”}

參考資料:

https://technet.microsoft.com/zh-tw/library/jj150498(v=exchg.150).aspx

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